Компьютеры и сети: 1С: франчайзинг

Реализованные проекты

Производственно-торговая компания «СК Трейд»

Производственно-торговой компании ООО «СК Трейд» принадлежит 120 магазинов розничной сети «Снежная Королева». Это крупнейшая российская сеть мультибрендовых магазинов модной одежды в крупных городах России. Создание собственных торговых марок, сотрудничество с ведущими мировыми производителями, динамичное развитие формата розничной торговли в соответствии с международными тенденциями, проведение масштабных рекламных кампаний — все это характеризует деятельность «Снежной Королевы».

Задача проекта:

Существующая ИС не отвечала важным требованиям к автоматизации предприятия, а именно:

  • Система разрабатывалась более 20 лет назад, стала не масштабируемой;
  • Развитие системы в части разработки нового функционала и поддержки интеграции с новом торговым оборудованием стало очень затратным;
  • Отсутствие функциональных возможностей для автоматизации некоторых текущих процессов;
  • Не оптимальное отражение в учетной системе розничных процессов предприятия;
  • Не оперативный обмен данными с центральной учетной системой;
  • Не возможность свертки данных, что приводит к увеличению объёма исторических данных и снижению производительности системы.
Единая информационная система автоматизации розничной торговли должна соответствовать следующим основным требованиям:
1. Обеспечить оперативный и прозрачный учет в каждом розничном магазине;
2. В системе должны быть реализованы простые, удобные и функциональные интерфейсы пользователей;
3. Отказоустойчивость системы должна быть обеспечена даже при отсутствии интернет-соединения с центральным сервером предприятия;
4. Должна быть организована интеграция системы с внешними и внутренними сервисами и модулями;
5. Обмен информацией между розничными магазинами, центральным сервером, учетной системой предприятия (КАИС), с внешними и внутренними сервисами и модулями должен осуществляться в режиме онлайн;
6. Система должна поддерживать централизованное управление;
7. Выполнять учет всех операций и процессов в рамках розничной торговли в разрезе требующихся аналитических признаков;
8. Система должна поддерживать широкий спектр торгового оборудования, применяемого в розничной торговле;
9. В системе должны быть реализованы универсальные механизмы и алгоритмы учета скидок и акций, которые настраиваются пользователями системы;
10. Должен выполняться автоматический контроль ввода первичной информации и ведение журналов действий пользователей;
11. Учетная система должна предусматривать разграничение прав доступа на уровне подразделений, сотрудников, учётных объектов, элементов данных и функционалу системы в зависимости от полномочий пользователей;
12. В системе должна быть предусмотрена консолидация данных по всем розничным магазинам;
13. Информационная система должна обеспечивать высокую производительность;
14. Должна быть обеспечена возможность on-line доступа пользователей;
15. Необходимо исключить дублирование ввода информации пользователями;
16. Учетная система должна опираться на единую систему нормативно справочной информации, которая транслируется из центральной учетной системы предприятия – КАИС;
17. Учетная система должна предусматривать только оперативное проведение операций пользователями;
18. Учетная система должна предусматривать возможность режима согласования и утверждения документов/запросов в части интернет-заявок и согласования брака;
19. Система должна обеспечивать обновление автономных баз данных розничных магазинов в автоматическом режиме с оптимальными трудозатратами;
20. В системе должны быть реализованы простые и интуитивно понятные интерфейсы для пользователей..
Описание проекта:

РЕАЛИЗАЦИЯ

Предложенная концепция автоматизации розничной торговли предприятия на платформе «1С:Предприятие 8» строилась на следующих факторах:
  • Основной учетной системой предприятия на момент инициации проекта являлась система КАИС - это управленческая среда, оперативно отражающая консолидированные данные по компании в целом, и по розничным продажам в частности. В ней выполнялся контроль по всем бизнес-процессам предприятия.
  • В рамках автоматизации сети розничных магазинов назрела необходимость перехода на новую, современную систему, которая закроет все текущие потребности бизнеса, а также будет иметь возможность развития под новые требования с минимальными затратами.
  • Новая система должны обеспечивать автоматизацию всех процессов розничной торговли.
  • Базы данных розничных магазинов с одной стороны – должны постоянно находиться в режиме он-лайн с центральной учетной системой (КАИС) предприятия, а с другой – должны быть полностью автономны. Функционирование системы должно поддерживаться даже при отсутствии интернет-соединения.
  • Управление и обновление баз данных розничных магазинов должно быть централизовано и не требовать дополнительных трудозатрат.
  • Между розничными магазинами и системой КАИС должна поддерживаться единая система нормативно справочной информации.
  • Все процессы в рамках розничной торговли должны автоматически отражаться в двух системах. Миграция данных должна осуществляться в режиме онлайн, все процессы в системе должны отражаться оперативно.
  • Розничная система должна быть интегрирована с внешними и внутренними сервисами и модулями.
  • Новая система должна полностью обеспечивать интерактивную работу пользователей и подключение всего спектра необходимого торгового оборудования.

Реализованные задачи проекта и выполненные работы

Проект включал в себя внедрение 1С:Розница 8 ред. 2.2 с реализацией всей специфики Заказчика, интеграцию с информационными системами заказчика: КАИС (система оперативного учета, биллинг дисконтных карт, биллинг подарочных карт), BPM (система учета клиентов), Ewasoft (система учета КИЗ), НКС (кассовый софт). Реализация проекта позволила магазинам для ведения своей деятельности отказаться от использования ряда самописных программных продуктов и осуществить переход на учет в единую систему 1С:Розница. Разработка новой системы, перевод пилотных магазинов осуществлялся специалистами компании «Компьютеры и Сети». Для возможности тиражирования системы силами Заказчика, были разработаны и переданы инструкции, инструменты переноса. Заказчик осуществлял тиражирование поэтапно, на текущий момент тиражирование завершено, все магазины сети работают на 1С:Розница.

В ходе выполнения проекта специалистами компании «Компьютеры и сети» были выполнены следующие категории работ:
1. Информационное обследование предприятия в части розничных продаж
  • Анализ департамента розничной сети (структура, численность, обороты, первоначальные требования предприятия к информационной системе, степень автоматизации, используемые системы, используемое серверное, компьютерное, торговое оборудование, планы по развитию и т.д.)
  • Изучение эталонного и пилотных магазинов (степень автоматизации, используемые системы, используемое компьютерное, торговое оборудование, сбор требований пользователей к информационной системе и уточнение первоначальных требований и т.д.)
  • Сбор, анализ данных и бизнес-процессов в текущей информационной системе Заказчика для описания и согласования возможностей интеграции и форматов обмена с внедряемой розничной системой Заказчика
  • Разработка и согласование проектной документации
2. Разработка, презентация прототипа будущей системы
3. Разработка технических заданий
4. Разработка нового функционала и доработка типовых функциональных блоков "1С:Розница"

В ходе проекта было решено около 5000 задач различной степени сложности.

Можно отметить следующие реализованные задачи:
  • Реализована бесшовная интеграция 1С:Розница с текущей учетной информационной системой КАИС посредством web-сервисов. Реализованы следующие контуры интеграции: Загрузка НСИ. Загрузка остатков. Загрузка документов. Отправка документов из "1С:Розница" в КАИС. Контур сверки данных (цены и остатки).
  • Выполнено поэтапное переключение касс магазина с используемого программного обеспечения НКС на "1С:Розница".
  • Переход на 1С:Розницу выполнялся гибко и поэтапно. Пользователи имели возможность в рамках одного бизнес-процесса работать как в системе "1С:Розница", так и в старой системе. Например, начать приемку можно было в "1С:Розница", а завершить в КАИС. При запуске блока продаж в пилотных магазинах на 1С:Розница сначала переводилась 1 из 3 касс, при этом остальные 2 кассы продолжали работать на старом кассовом программном обеспечении НКС. Данные продаж касс, работающих на НКС, загружались в "1С:Розница" в режиме онлайн. Это позволило снять риск простоя продаж, пользователи в любой момент могли переключиться между кассовыми системами.
  • Первым этапом состоялся запуск складских процессов магазина:
1. Приемка товаров с центрального склада – Разработано рабочее место кладовщика по приемке товаров, в котором учтена специфика процесса заказчика: оформление акта доставки, приемка короба (грузоместо) со сканированием штрих-кода короба и пломб короба, распаковка товаров из короба со сканированием товаров по внутреннему штрих-коду или по штрих-коду производителя. При этом каждое сканирование товара логируется в системе.
2. Внутреннее перемещение товаров, перемещение товаров на склад ответственного хранения.
3. Отгрузка товаров из магазина – разработано рабочее место кладовщика по отгрузке товаров, в котором учтена специфика процесса заказчика: обеспечение заявок на отгрузку на центральный склад или другие магазины, печать листов сбора товара, подбор размера короба, печать этикетки короба, наполнение короба товарами с помощью сканеров штрих-кода, опломбирование коробов, передача опломбированных коробов экспедитору, формирование и печать транспортных и экспедиторских документов.

  • Реализована специфика работы с меховыми изделиями, подлежащим маркировке - при движении меховых изделий выполняется сканирование штрих-кода товара и штрих-кода КИЗ, дополнительно система сверяет считанные данные с учетными, в случае расхождения штрих-кода товара и штрих-кода КИЗ между учетными и фактически считанными данными, система блокирует товар для продажи и автоматически создает заявку на перемаркировку.
  • Выполнена удаленная настройка торгового оборудования: Кассы ККМ, Сканеры ШК, Считыватель магнитных карт, терминалы сбора данных, эквайринговые терминалы.
  • Учтены особенности процесса инвентаризации – процессы инвентаризации разделены на внутренний с участием сотрудников магазина и инвентаризацию сотрудниками контрольно-ревизионного отдела, реализована работа с устаревшими ТСД не входящими в перечень сертифицируемого оборудования.
  • Процесс переоценки – разработаны печатные формы ценников, реализована возможность оперативной печати ценников на все товары, по которым изменились цены.
Учтены особенности процесса розничной продажи:
1. Реализован помощник оформления рассрочки и кредита. Для оформления кредита на кассе кассиру достаточно считать штрих-код или QR-код спецификации кредитного договора. Реализованы условия применения и механики расчета скидок при применении скидки по рассрочке. Реализована возможность разделения оплат на оплату первоначального взноса и оплаты купленных товаров за собственные средства. Реализован контроль возврата кредитных товаров и суммы оплаты кредитных товаров на соответствие и не превышение в чеке продажи.
2. Интерфейс для работы с подарочными картами – интеграция с системой биллинга (КАИС), оформление операций: активация подарочной карты, продажа подарочной карты, оплата подарочной картой, просмотр баланса, возврат товара, купленного по подарочной карте, возврат ДС на подарочную карту. При возврате товара, купленного с подарочной карты, реализована возможность оформления подарочного сертификата на сумму возвращаемых товаров. Печать слипа при оплате подарочной картой.
3. Интерфейс для работы с дисконтными картами – интеграция с системой биллинга (КАИС), удобный пользовательский интерфейс, передача данных продаж в систему учета клиентов (BPM), реализованы условия применения и механики расчета скидок при применении дисконтных карт.
4. Интерфейс для работы с промокодами – интеграция с системой биллинга (КАИС), удобный пользовательский интерфейс, реализованы условия применения и механики расчета скидок при применении промокодов.
5. Процесс выдачи подарков – реализован механизм оформления выдачи подарка покупателя, подарки могут быть как с оформлением продажи, так и выдаваться отдельно без оформления продажи, печать слипа о выдаче подарка.
6. Скидки и маркетинговые акции – реализован универсальный и энергономичный интерфейс для настройки маркетинговых мероприятий, реализованы условия применения (по диапазону скидки на ценнике, по типу рассрочки, по наличию дисконтной карты, скидки по диапазону цены, по наличию позиции в чеке, по количеству позиций в документе и другие) и механики расчета скидок под любые требования маркетинга. Запуск новых акций передан сотрудникам поддержи заказчика, запуск даже самых сложных акций занимает менее часа.
7. Учтены особенности процесса оформления возврата – поиск чека продажи по штрих коду. Контроль возврата первоначального взноса по кредитному договору. Оформление возврата товара из интернет-магазина и возврата товаров, купленных в других магазинах, в том числе оформление возврата по продажам, оформленным на старом кассовом программном обеспечении. Контроль возврата денежных средств по видам оплат. Контроль возврата кредитных товаров и суммы оплаты кредитных товаров на соответствие и не превышение в чеке продажи. Запрещен возврат большего количества товаров, чем было продано по чеку продажи.
8. Разработано рабочее место по работе с услугами ателье – реализован инструментарий автоматизирующий деятельность ателье: оформление заказа на услуги ателье, оплата заказа, рабочее место для контроля состояния заказов, информирование клиентов о выполнении заказа по смс. Автоматический расчет наценки за срочность работ.
9. Доработан механизм ручных скидок - перед применением ручной скидки кассир уведомляется о том, что после применения ручной скидки добавление/ удаление товара будет недоступно. Реализована возможность настройки максимального размера ручных скидок для каждого магазина.
10. Интеграция с проектом «электронная коммерция».
11. "1С:Розница" выступает в качестве системы мастер-данных для заполнения НСИ в системе "1С:Управление торговлей".
12. "1С:Розница" выступает в виде «прокси-системы» для передачи документов, оформленных в рамках контура электронной коммерции, в существующую систему управленческого учета КАИС.
13. В "1С:Розница" реализованы процессы самовывоза интернет-заказов из розничного магазина.
14. В "1С:Розница" реализованы процессы сбора интернет-заказов для забора транспортными компаниями из розничных магазинов.

  • Выполнена доработка печатных форм документов под требования заказчика.
  • Выполнена доработка прав пользователей.
  • Разработаны пользовательские инструкции.
  • Учтены особенности округления, вывод в чеке округления как скидка покупателю.
  • Учтена особенность учета разной ставки НДС для товаров с одним GTIN.
  • Учтены особенности формирования печатной формы чека ККТ. Чек продажи. Чек возврата. Чек на услуги ателье.
  • Разработка дополнительных отчетов.

РЕЗУЛЬТАТ

Модернизация системы розничных продаж позволила повысить эффективность бизнеса и прибыли за счет косвенных причин:
  • повышение производительности труда персонала благодаря упрощению работы: все операции линейного персонала, от кассира до директора могут быть автоматизированы;
  • исключение ошибок пользователей;
  • снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала;
  • уменьшение затрат на сервисное обслуживание кассовых мест (автоматический сбор и передача данных о результатах продаж, удобный интерфейс для работы с программой, использование оборудования разных производителей требуют меньшего привлечения дополнительно оплачиваемых услуг сторонних специалистов);
  • снижение убытков при потере качества товаров (автоматическое отслеживание брака, оптимизация количества и скорости движения товаров);
  • снижение роли человеческого фактора и как следствие - сокращение потерь, связанных с неумышленными ошибками в учете;
  • современные автоматизированные технологии учета позволяют ликвидировать злоупотребления за счет минимизации роли человеческого фактора и интеграции с дополнительными системами контроля;
  • использование разнообразных аналитических отчетов, получение сводных отчетов по группе терминалов, фиксация всех данных о работе магазина, позволило более эффективно контролировать персонал.

С участием компании «Компьютеры и сети» продолжается развитие и поддержка информационной системы в части розничных продаж.